Учет в облаке или Excel?

31 августа 17:29 2020

Некоторые бухгалтеры не пренебрегают таблицами в Excel, которые можно использовать для ведения абонентского учета небольшого дома и для базовых потребностей бухгалтерии. Для чего нужно отходить от привычных электронных таблиц? Можно ли доверять облачным сервисам для ведения учета — абонентского, бухгалтерского, управленческого? На эти вопросы находим ответ в сегодняшней статье.

Почему выбирают Excel?
Электронными таблицами успешно пользуются инженеры, аналитики, менеджеры, ИТ-шники, бухгалтеры и др. Между тем облачные сервисы для ведения учета по лицевым счетам экономят время, позволяют получать реестры платежей и актуализируют список должников. Тогда почему люди, проходят базовый курс excel, выбирают Excel, спросите вы? Ответ напрашивается сам — потому что вести учет в таблице можно бесплатно и не нужно подготовки.

Кому подойдет учет в таблице?
На самом деле, не все коммунальные предприятия будут удовлетворены, применяя в своей работе только электронные таблицы Excel. Почему? Microsoft Excel — достаточно удобный инструмент для небольших предприятий, штат которых насчитывает менее десяти работников. Для таких компаний электронные таблицы — это и абонентский учет и бесплатная бухгалтерская программа, которая будет работать как аналог 1C (с точки зрения решения арифметических бухгалтерских задач).

Используя возможности Excel, можно вести учет нескольких десятков абонентов. Кстати, если вас интересует курс обучения excel, то получить всю необходимую информацию вы сможете на интернет-ресурсе hardskillsacademy.ru. Добавив поле с реквизитами, легко оформить таблицы в виде квитанций и распечатать их, предоставив жителям для оплаты. На первый взгляд выглядит удобно, однако все данные придется вносить вручную и очень тщательно. В таком подходе присутствует «человеческий фактор», соответственно — большой шанс ошибиться в начислениях. Также вести архив начислений по каждому лицевому счету — это еще одна дополнительная задача, которую нужно решать.

Учет в Excel: преимущества и недостатки
Обобщим преимущества, которые предоставляет абонентский учет в Excel:

Доступность, потому что Excel предоставляется в пакете со всеми программами Microsoft.

Никакого дополнительного обучения (при условии, что вы знакомы с тем, как в целом функционирует эта программа).

Excel работает с совокупностью средств и функций, и способен осуществлять необходимые математические подсчеты по формулам (если вы их заранее создадите в файле).

В целом, Excel можно пользоваться, но (как вы наверное заметили) при условии предварительной подготовки. Нужно создать шаблон, создать в «ячейках» файла соответствующие формулы и тщательно ввести вручную данные. Этот процесс хоть и бесплатный, но довольно кропотливый. Он требует вашего внимания и бдительности, чтобы предотвратить внезапных ошибок.

Чтобы понять, подходит ли Excel для ведения абонентского учета именно вашей компании, следует обратиться к недостаткам этой программы:

При отсутствии автоматизации, все данные вносятся вручную, что отнимает много времени.

Через ручной ввод данных возрастает вероятность ошибки, которую просто выявить, в случае применения сводных таблиц. А это часы рабочего времени бухгалтера и недовольство жителей, если ошибка не исправлена ​​немедленно.

Отсутствие безопасности данных — основной недостаток работы в Excel. Даже обычное выключение света приведет к потере данных, не говоря уже о компьютерном вирусе или кибератаке.

Вывод очевиден: корректный абонентский учет с помощью электронных таблиц возможен в небольших коммунальных предприятиях, где объем данных позволяет избежать серьезных ошибок при вводе, а также там, где нет необходимости интегрировать данные абонентского учета с учетом управленческим или оперативным.

Но когда речь идет о крупных отдельно стоящих городских домах, управляющих компаниях или о коммунальных предприятиях на тысячи лицевых счетов, то подход к домоуправлении, в частности, к абонентскому учету, совсем другой. Excel, в таком случае, не подойдет.

Источник: Hard Skills Academy.